1. Donner un identifiant à chaque produit
Commencez par une liste de produits dans l’onglet Stock. Chaque produit reçoit un identifiant unique : ART-01, ART-02… Évitez de vous appuyer uniquement sur le nom : « carnet » et « carnet A5 » peuvent désigner le même article. Le journal des mouvements utilise cet identifiant pour rattacher les quantités au bon produit.
2. Fixer un point de départ
La colonne Initial correspond à votre inventaire au début du suivi. Comptez le stock réel à cette date. Ensuite, saisissez uniquement les mouvements intervenus après ce point de départ pour ne pas compter deux fois une réception.
3. Saisir chaque mouvement
Dans Mouvements, indiquez la date, l’identifiant du produit et une quantité en Entrée ou en Sortie. Une réception fournisseur est une entrée ; une vente est une sortie. Pour un retour client qui rejoint le stock, utilisez une entrée et précisez la raison dans la colonne Note. Saisissez des quantités positives et une seule direction par ligne.
4. Lire le stock calculé
Le solde se calcule à partir du stock initial et des mouvements. Les lignes de produits incluent aussi un seuil que vous choisissez. Un stock inférieur ou égal au seuil indique un réapprovisionnement à envisager. Un solde négatif signale une incohérence à vérifier ; il ne doit pas être masqué.
Stock = Initial + Entrées − Sorties12 unités au départ + 48 reçues − 36 sorties = 24 unités disponibles.
5. Vérifier avant de travailler au quotidien
Dans le modèle, changez une entrée et vérifiez que le stock augmente du même montant. Essayez ensuite une sortie. Contrôlez les identifiants inconnus dans le journal, les doublons dans la liste et les lignes incomplètes. Le modèle signale ces cas ; corrigez-les avant de vous fier aux totaux.
6. Connaître les limites du modèle
La version 1 prépare 50 produits et 200 mouvements. Les totaux utilisent ces plages : ne saisissez pas de données au-delà sans étendre aussi les formules. Il s’agit d’un suivi individuel sans synchronisation avec votre caisse. Faites une sauvegarde régulière et comparez le tableau à un inventaire réel.
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